E-mail

1.     Pengertian E-mail

E-mail (elektronik mail) merupakan suatu proses dan cara mengirim pesan atau gambar melalui internet. Hal yang dilakukan apabila berkomunikasi melalui e-mail adalah mengetikkan pesan yang akan dikirim pada program computer. Program dikhususkan untuk keperluan, missal (outlook express, yahoo mail, dll)

2.     Cara Kerja E-mail

E-mail yang dikirimkan oleh seseorang melalui computer yang tersambung ke internet, masuk ke beberapa computer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika e-mail tersebut sampai ke mail server yang menjadi tujuan, maka e-mail tersebut disimpan pada sebuah e-mailbox. Si pemilik alamat baru saja mendapatkan e-mail itu apabila yang bersangkutan mengecek e-mailbox nya.

3.     Anatomi Alamat E-mail

Alamat e-mail terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon (@). Disebelah kiri @ disebut username yang menunjukkan pada identitas si pemilik alamat email. Username juga menjadi nama bagi e-mailbox yang dimiliki seseorang disebuah mail server. Disebelah kanan @ disebut domain name yang menunjukkan identitas mail server dimana seorang user memiliki e-mailbox.

4.     Variasi Bentuk Komunikasi dengan E-mail

Dalam beberapa hal, e-mail memang meniru snail mail, meskipun jelas e-mail memiliki beberapa kelebihan. Bentuk komunikasi yang dapat dilakukan dengan e-mail.

a.       Point to point

adalah mengirimkan e-mail langsung ke sebuah alamat tertentu.

b.      Carbon copy / CC

Pengertian carbon disini analog dengan apabila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinanya. Maksudnya, sebuah e-mail selain ditunjukkan ke sebuah alamat utama (TO), juga ke alamat tembusan (CC).

c.       Blind carbon copy / BCC

adalah variasi dari CC. beberapa e-mail client  menyediakan bagian BCC selain TO dan CC. pada kmail KNOPPIX 3.8 bagian BCC baru bias tampak apabila kita masuk ke sebuah e-mail baru dan mengklik pilihan view dan all headers.

d.      Distribution list

adalah sebuah komunikasi dengan menggunakan e-mail secara satu arah. Biasanya dibuat oleh orang berkepentingan untuk menyampaikan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, bulletin, jurnal, dan sebagainya).

e.       Discusstion list

Sering juga disebut mailing list atau milis. Pengertiannya hamper sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah e-mail.

5.     Etika Penulisan E-mail

Netiket atau Nettiqette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Kesalahan kata dalam membuat e-mail dapat berakibat fatal. Hal yang harus diketahui dalam pengiriman e-mail adalah sebagai berikut.

a.       Jangan terlalu banyak mengutip

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas reply dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli secara otomatis ke dalam isi surat. Jika harus mengutip pesan dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian yang tidak perlu dan menjawab bagian yang relevan.

b.      Perlakuan e-mail secara pribadi

e-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal. Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secara pribadi, maka tidak sepatutnya mengirimkannya ke forum umum.

c.       Jangan gunakan huruf capital

Membaca pesan yang menggunakan huruf capital yang berlebihan tidak enak dilihat. Dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail atau chat, penggunaan huruf capital biasanya diangap berteriak atau memberikan tekanan pada maksud yang disampailan.

d.      Jangan membicarakan orang lain

Jangan membicarakan seseorang apalagi kejelekannya. E-mail memiliki fasilitas yang bernama forward yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

e.       Jangan gunakan CC

Jika mengirim e-mail ke banyak orang jangan gunakan CC melainkan gunakan BCC, karena terkadang orang tidak ingin alamat e-mailnya terlihat secara umum.

f.       Jangan gunakan format HTML

Jika mengirim pesan penting ke rekan anda, jangan gunakan format HTML , sebaiknya gunakan plaint text.

g.      Jawablah secara masuk akal

Jawab setiap pesan e-mail secara masuk akal. Janagn menjawab dua atau tiga pertanyaan dalam satu jawaban.

6.     Web E-mail

Aplikasi e-mail berbasis conqueror dan mozila antara lain, plasa, yahoo, graffiti, hotmail, google, astaga, dan sebagainya.

a.       Langkah-langkah membuat alamat e-mail

Langkah yang harus dilakukan membuat alamat e-mail adalah sebagai berikut.

1.      Nyalakan computer

2.      Aktifkan internet browser dan klik KDE – Internet – klik conqueror (web browser).

3.      Masuk di situs halaman internet, misalnya http:/mail.yahoo.com

b.      Mengecek e-mail

Untuk mengecek e-mail ikuti langkah-langkah sebagai berikut.

1.      Masukan di situs halaman internet, misalkan http://mail.yahoo.com.

2.      Klik mail

3.      Ketik yahoo ID dengan nama account sesuai registrasi, kemudian isi password-nya.

4.      Klik tombol sign in.

c.       Mengirim e-mail

Untuk mengirim e-mail ikuti langkah-langkah sebagai berikut.

1.      Masuk di halaman internet, misalkan http://mail.yahoo.com

2.      Ketik yahoo ID dan juga password-nya. Maka akan keluar tampilan menu

3.      Bergabung dengan mailing list

Mailing list adalah salah satu wadah untuk menjalin komunikasi yang keanggotaannya ada yang bersifat terbuka dan adapula yang tertutup. Adapun cara bergabung dengan sebuah mailing list adalah sebagai berikut.

1.      Subscribe atau mendaftar  pada salah satu grup atau lebih.

2.      Ikuti petunjuk dari administrator dari grup yang bersangkutan.

7.     Perangkat Lunak Klien E-mail (E-mail Client)

Beberapa aplikasi klien e-mail seperti Eudora, Netscape, Messenger, dan aplikasi klien e-mail lainnya yang digunakan. Untuk unit kompetesi ini, perangkat lunak standar yang dijelaskan adalah Kmail KNOPPIX 3.8.

a.       Pengenalan kmail KNOPPIX 3.8

kmail KNOPPIX 3.8 adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien e-mail dan work group yang di keluarkan oleh Linux KNOPPIX 3.8, salah satu perusahaan software open source.

b.      E-mail accounts

Penggunaan e-mail dengan menggunakan kmail akan dapat memfungsikan fasilitas yang telah ada di perangkat lunak tersebut.

c.       Membaca e-mail

Untuk membaca e-mail, pastikan kmail berada pada folder inbox, cukup dua kali pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.

d.      Membuat atau mengirim e-mail

Untuk membuat pesan (message) baru pada Kmail, langkah-langkahnya adalah klik message, kemudian klik menu new message, tulis pesa